Skenovacie procesy

Základné informácie

Čo sa skrýva pod pojmom skenovacie procesy? Ide o súbor technologických krokov zaisťujúcich vstup dokumentu a dát do systému elektronickej správy dokumentov.

Na počiatku máme k dispozícii široké spektrum najrôznejšich dokumentov, väčšinou prevažne v papierovej forme. Na druhej strane stojí systém správy dokumentov v elektronickej podobe, obsahujúci nielen obrazy príslušných dokumentov, ale i rad metadát, kľúčových slov a indexov. Niekoľko typických krokov obvykle zaistí zaradenie nových dokumentov do systému. V niektorých prípadoch je väčší dôraz položený na získanie dokumentov (Document Capture), inokedy sú rozhodujúce vyťažené dáta (Data Capture), najčastejšie však ide o kombináciu oboch funkcií, ktoré sú stále častejšie doplňované požadavkami na distribuované spracovanie pri využití webových prístupov.

Ponúkame riešenie, ktoré vyššie uvedeným požiadavkám vyhovie a podporí váš každodenný business. Naviac vám dá istotu správneho rozhodnutia v podobe zaručeného dlhodobého vývoja spoločnosti Dicom, kvalitnej servisnej podpory a silného a skúseného implementačného partnera, spoločnosti AutoCont. Týmto riešením je široká škála najmodernejších SW skenovacích technológií Kofax a k nim príslušné produkčné skenery Fujitsu, Bell&Howell, Kodak, Philips.

Vhodným využitím skenovacích procesov za pomoci nasadenia príslušných HW a SW technológií získate nasledujúce prínosy a výhody:

Pokrytie kľúčových procesov s dokumentami v spoločnosti
Výrazné zníženie nákladov
Zjednodušenie a predovšetkým značné zefektívnenie procesov s dokumentami
Integrácia s DMS
Jednoduché ovládanie a prehľadné užívateľské prostredie
Modularita a rozšíriteľnosť
Otvorenosť pre integráciu s inými systémami a aplikáciami

Detailný pohľad

Meniace sa požiadavky vyžadujú flexibilné riešenie

Aj keď skenovací proces je možné všeobecne zhrnúť do niekoľkých krokov, je nutné, na základe konkrétnych požiadaviek jednotlivých spoločností, proces a k nemu vhodné využitie potrebných skenovacích technológií vhodne zvoliť. Tu je potrebné sa rozhodovať predovšetkým na základe nasledujúcich informácií:

Počet spracovaných dokumentov (denne, mesačne, ročne)
Formáty dokumentov (A3,A4, iné)
Fyzická kvalita dokumentov (kvalita papiera)
Typy dokumentov (formuláre, faktúry, zmluvy)
Čo chceme s dokumentami robiť (určiť si základné procesy....napr. skenovanie formulárov a vyťažovanie niektorých dát, spracovanie faktúr, vyťažovanie dát z nich a ukladanie priamo do ERP systémov)

Ďalej je potrebné zvážiť i možnosť využitia niektorých stávajúcich systémov už používaných v spoločnosti, ktorá nasadzuje skenovacie procesy z dôvodu ich zahrnutia do procesu za účelom zjednodušenia procesu a predovšetkým za účelom čo najväčšej úspešnosti pri vyťažovaní dát zo skenovaných dokumentov. Technológie Kofax ponúkajú integrované vývojové nástroje umožňujúce vykonávanie programových zmien, vytváranie rozširujúcich modulov a nadstavieb a vďaka otvoreným komunikačným rozhraniam i integráciu a výmenu dát s inými systémami.
Všeobecne je možné skenovacie procesy zhrnúť do týchto nasledujúcich krokov. Každý krok spracovania môže podstatne ovplyvniť výšku prevádzkových nákladov systému a preto je potrebné starostlivo zvážiť zavedenie procesov nielen z pohľadu nasadenia technológií ale i z pohľadu popisu procesu ako takého.

Skenovanie
Môže byť centrálne, distribuované v miestnej sieti alebo riadené prostredníctvom siete internet. Efektívne skenovanie vyžaduje komfortné riadenie pripojeného skenera, vrátane funkcie VirtualReScan, eliminujúcej potrebu zložitého hľadania správneho nadstavenia alebo dokonca opakovaného skenovanie obtiažnych predlôh.

Rozpoznanie
Najskôr prebieha úprava obrazu, jeho vyrovnanie a zonálne čistenie podľa rôznych vopred definovaných profilov. Nasleduje automatická identifikácia typu formulára a v závislosti na výsledku aplikácie prípadných automatických rozpoznaní textu (kľúčových dát a indexu) z vopred definovaných oblastí dokumentu. Úspešnosť rozpoznania je najvyššia u textu tlačeného, veľmi dobrých výsledkov sa dosahuje i u ručne písaného paličkového písma. Významnú úlohu hrá celkové rozvrhnutie formulára a je preto dobré návrh vopred konzultovať.

Indexovanie a validácia
Dáta sú automaticky vyťažené z dokumentu a overené obsluhou podľa stupňa ich dôležitosti a podľa nároku na presnosť ich interpretácie.

Uvolnenie - Release
Precízna digitálna interpretácia (obraz) pôvodného dokumentu spolu s vyťaženými dátami sú automaticky v príslušnom internom formáte prenesené do systému správy dokumentu za účelom ich opätovného vyvolania v prípade potreby a za využitia získaných indexových informácií. Tie sa naďalej uchovávajú databázovým spôsobom, takže väzba medzi dokumentami a dátami zostáva obojstranná.

Silný a skúsený partner
Z vyššie uvedených informácií je zrejmé že nasadenie skenovacích procesov môže byť i veľmi zložitý proces, ktorého cieľom je optimálne skombinovať a integrovať Vaše špecifické požiadavky so stávajúcimi systémami a pracovnými postupmi. Veľmi dôležitú úlohu v tomto procese hrá dodávateľ systému, resp. jeho implementačný tím.
Spoločnosť AutoCont je Certifikovaným partnerom spoločnosti Kofax a Dicom (celosvetový vlastník spoločnosti Kofax) s radom kompetencií vrátane možnosti vyvíjať a upravovať rôzne skenovacie moduly. Disponujeme tímom certifikovaných programátorov, vývojárov a implementátorov, ktorí sú špecializovaní na vývoj, úpravu a nasadenie jednotlivých technológií spoločnosti Kofax. Naše dlhoročné skúsenosti pretvárame na pridanú hodnotu pre zákazníka a snažíme sa ich využiť pri tvorbe rozširujúcich (add-on) modulov a nasadzovaní jednotlivých systémov, ktoré ďalej zvyšujú úžitkovú hodnotu ponúkaných riešení. Projekty implementácie riadime podľa overenej implementačnej metodiky, ktorá presne stanovuje zodpovednosti jednotlivých členov implementačného tímu na strane dodávateľa i zákazníka v jednotlivých častiach implementačného projektu s cieľom eliminovať riziká projektu.

Kvalitná prevádzková podpora riešení
Nasadením skenovacích procesov však jeho životný cyklus nekončí. Naopak, od tohto okamžiku musí zákazníkovi prinášať očakávané úspory, zisk alebo konkurenčnú výhodu. Preto je dôležitá kvalitná podpora prevádzky systému pre prispôsobenie zmenám a jeho ďalší rozvoj. AutoCont svojim zákazníkom ponúka centralizovaný a vysoko odborný systém podpory zahŕňajúci Help-Desk systém, Hot-line podporu, vzdialenú správu a garantované termíny zásahu.

Ocenenia
Riešenia v oblasti skenovania od spoločnosti AutoCont sú pre svoju kvalitu oceňované zákazníkmi a dodávateľom skenovacích technológií. Sme dlhodobo hodnotení ako jeden z najlepších dodávateľov systémov Kofax v Českej republike.

Kľúčové produkty

Technológie spoločnosti Kofax sú osvedčeným riešením pre firmy rôznych veľkostí - od malých až po veľké. Ponúkajú širokú funkčnosť, pružný licenčný model, jednoduché ovládanie a previazanosť s aplikáciami Microsoft Office. Jej produkty riešia v súčasnosti takmer všetko čo je z oblasti skenovania známe vrátane tých najzložitejších spôsobov práce s dokumentami a ich prevedenie do elektronickej podoby či už sa jedná o štruktúrované, pološtruktúrované alebo i neštruktúrované vyťažovanie dát., úprava obrazu, triedenie a automatické zaraďovanie do dávok k následnému spracovnaiu. Tieto moderné technológie z hľadiska výkonnosti, bezpečnosti, spoľahlivosti a jednoduchosti ovládania spĺňajú i tie najväčšie nároky a požiadavky firiem.

Kontakty

Jiří Janota, jiri.janota@autocont.cz

nahoru