Riešenie pre správu dokumentov

Základné informácie

Správa dokumentov v rámci celého podniku nie je jednoduchou záležitosťou. Dôležité informácie sú často rozmiestnené v množstve oddelených aplikácií a v rôznych formátoch, čo spôsobuje veľmi zložitý prístup k dátam v nich uložených. Zvyšujúce sa množstvo informácií len zväčšuje problémy s ich spracovaním, vytvárajú sa hory dát, v ktorých je takmer nemožné sa orientovať. Vyhľadávanie informácií potom zaberá príliš mnoho času, čo sa mimo iného odráža v režijných nákladoch spoločnosti. Rovnako trpí kvalita a rýchlosť rozhodovania. Roztrúsené a neorganizované informácie bránia spoločnostiam plne rešpektovať a udržovať ich činnosť v súlade so stále sa zvyšujúcimi požiadavkami zákonov, technických noriem a ostatných správnych predpisov. Tieto nároky súčasného obchodu a podnikania nemožno riešiť stávajúcimi systémami, často ešte založenými na odovzdávaní informácií v papierovej podobe.

Prínos systému pre správu dokumentov spočíva v:

zavedení určitého poriadku a systému do práce s dokumentami,
urýchlení vyhľadávania a obehu dokumentov,
full-textovom prehľadávaní a indexovaní dokumentov,
zabránení stratám dokumentov,
podpore širokej množiny formátov dokumentov,
verzovaní dokumentov s možnosťou návratu,
možnosti grafickej definície a tvorby workflow procesných ciest obehu dokumentu alebo formulára,
poskytnutí histórie spracovania každého dokumentu.

Detailný pohľad

Systém pre správu dokumentov je možné postaviť napr. na platforme FileNet P8. Riešenia pracujú na dostupných platformách - MS Windows, HP Unix, Sun Solaris, IBM AIX, pri využití architektúry klient-server a moderných objektových technológiách COM, ActiveX. Aplikačne je zaistený prístup k funkciám prostredníctvom internetového prehliadača.

Základom systému pre správu dokumentov je dokumentová knižnica. ECM FileNET používa dva typy dokumentovej knižnice podľa povahy dokumentov uchovávaných v knižnici. Architektúra FileNet P8 poskytuje organizáciám možnosť rozšíriteľnosti a flexibilitu umožňujúcu riešenie náročných a komplexných úloh týkajúcich sa podnikového obsahu, obchodných procesov a konektivity. Využíva jednotné úložiská, jednotné užívateľské prostredie a jednotnú sadu aplikačného programovacieho rozhrania (API) pre vývojárov.

ECM FileNET sa skladá z nasledujúcich modulov:

Content manager (poskytuje kontrolu, prístup a zdieľanie podnikového obsahu v bezpečnom a vysoko škáľovateľnom prostredí),
Business Process manager (automatizuje, narovnáva a optimalizuje firemné procesy prostredníctvom riadenia pracovných tokov medzi ľuďmi a podnikovými systémami),
Forms manager správa a spracovanie formulárov,
Image manager (poskytuje bezpečné a výkonné prostredie pre ukladanie a riadenie veľkých objemov naskenovaných dokumentov a ďalšieho obsahu. Tisíce užívateľov tak môžu pristupovať k miliardám statických objektov, ako sú najrôznejšie dokumenty, faxy, e-maily alebo multimediálne súbory),
Records manager - spracovanie spisov v závislosti na definovanom procese,
Web Content manager (slúži pre riadenie tvorby, schvaľovanie a publikáciu webového obsahu a komplexných dokumentov),
Team Collaboration manager. Všetky uvedené produktové sady sú vzájomne plne integrované, umožňujú zákazníkom zvoliť si vyhovujúce riešenie a následne podľa potreby pridávať ďalšie moduly a prvky.

Systém pre správu dokumentov FileNET spĺňa všetky požiadavky kladené na integrovanú správu dokumentov - vytváranie dokumentov, nástroje pre ich vyhľadávanie vrátane full-textového, šablóny pre vyhľadávanie, vytváranie anotácií, správa dokumentov, nástroje pre publikovanie dokumentov, správa verzií dokumentov, podpora viac než 200 rôznych formátov dokumentov, zaistenie dátovej integrity a kompletnej bezpečnosti na úrovni užívateľa, skupiny, adresára, dokumentu, verzie, anotácie a uložených kritérií pre vyhľadávanie. Súčasťou systému sú nástroje, ktoré umožňujú prácu so systémovými objektami (užívatelia, skupiny užívateľov, dokumenty, verzie,...) a ich vlastnosťami. Spojením dokumentovej knižnice s týmito nástrojmi potom vzniká jedinečná platforma pre správu obchodných procesov. Celý systém pre správu dokumentov ECM FileNET možno integrovať s ďalšími systémami ako sú napr. ERP, CRM, DataWarehouse, B2B aplikácie, portály ai. a umožniť tak prístup k potrebným dokumentom v pravý čas a zo všetkých miest, kde je potrebné a tým ďalej povýšiť hodnotu už zavedených systémov.

Kontakty

Jan Frieser, jan.frieser@autocont.cz

nahoru