Optimalizácia tlačového prostredia

Základné informácie

Vďaka búrlivému rozvoju IT technológií, ktorý sa samozrejme týka i tlačiarní a kopíriek, dochádza v mnohých spoločnostiach k priebežnému nakupovaniu týchto zariadení na základe aktuálnych požiadaviek užívateľov. Obstarávacie náklady za tieto zariadenia sú väčšinou nízke, čo je v prvom rade dané vďaka konkurencii na trhu a v rade druhom vďaka vyjednávacím schopnostiam nákupného oddelenia zákazníka. Ovšem nie vždy sú vybrané zariadenia pre zákazníka výhodné i z pohľadu prevádzkových nákladov. Tu je iste na mieste námietka, že nie je možné pre všetky prípady nakupovať výkonné zariadenia zamerané na nízke prevádzkové náklady, pretože tie by neboli napr. využité z pohľadu doporučeného zaťaženia a vlastne by zbytočne zaťažili rozpočet zákazníka. Preto je dôležité si uvedomiť, že cieľom optimalizácie tlačového prostredia nie je primárne dodávka nových zariadení, ale definícia skutočných potrieb jednotlivých užívateľov alebo skupín v tejto oblasti. Z toho vyplýva najdôležitejšia otázka a tou je: "Je možné zistiť skutočné potreby užívateľov a následne ich i naplniť?".

Odpoveď na predchádzajúcu otázku nie je zložitá. Dnes už existujú technológie, ktoré umožňujú vykonávať detailný monitoring tlačového prostredia, ktorý zahŕňa nielen sieťovú tlač, ale i lokálne tlačiarne alebo kopírky, resp. proces skenovania na multifunkčných zariadeniach. Rozsah monitoringu je daný len technologickými možnosťami monitorovaných zariadení a voľbou použitých komponentov monitorovacieho systému. Na základe presných informácií z monitoringu tlačového prostreiaí je potom možné vytvoriť mapu skutočných potrieb užívateľov alebo skupín a vhodným spôsobom na ne reagovať. Vo väčšine prípadov sa tak ukážu ako neopodstatnené niektoré požiadavky na obstaranie ďalších tlačiarní, čím dochádza automaticky k úsporám v investíciách. Monitorované dáta je tak možné hlbšie analyzovať a na základe vysledovaných trendov vytvoriť konkrétne návrhy na zmeny (relokácie zariadení, rekonfigurácie systému, úpravy metodík apod.). Všetci iste poznáme zo svojej praxe prípady, kedy je na sieťovú tlačiareň odoslaný "citlivý" dokument, ktorý by mal byť prístupný iba úzkej skupine užívateľov a než je dokument na tlačiarni vyzdvihnutý, môže si ho niekto iný prečítať alebo vziať (úmyselne alebo náhodou). Preto súčasťou analytických činností býva i samostatná oblasť zahŕňajúca požiadavky na bezpečnosť, kedy sa sleduje tlač "citlivých" dokumentov a na základe zistených faktov sa potom navrhujú konkrétne opatrenia pre zabezpečenie tlačového prostredia. Ucelená analýza teda slúži ako nástroj pre následnú optimalizáciu či konsolidáciu celého tlačového prostredia s využitím všetkých dostupných technológií, s ohľadom na nízke prevádzkové náklady a vysokú kvalitu a dostupnosť služieb.

Medzi kľúčové prínosy týchto aktivít patria najmä:

Zistenie skutočných potrieb užívateľov ako podklad pre následnú optimalizáciu
Garantované zníženie prevdázkových nákladov
Cielené rozúčtovanie tlačových nákladov
Zabezpečenie tlačového prostredia

Detailný pohľad

Pracovníci divízie Systémová a aplikačná infraštruktúra sú pripravené poskytnúť odborné služby nielen v oblasti implementácie systému pre monitoring tlačového prostredia, ale namerané informácie i vyhodnotiť, vykonať detailnú analýzu a navrhnúť konkrétne zmeny optimalizácie prostredia a prípadne tieto i realizovať.

Monitoring tlačového riešenia
V rámci týchto služieb je vykonaná inštalácia potrebných SW komponentov zaisťujúcich kompletný monitoring tlačového prostredia. Sú strážené tlačové výstupy na sieťových zariadeniach pripojených cez tlačové servery, sieťových zariadeniach na ktoré užívatelia tlačia cez priamo i lokálne pripojené tlačiarne. Je dokonca možné zisťovať u niektorých typov multifunkčných zariadení alebo kopíriek i množstvo kopírovaných stránok. Inštalácia nepredstavuje zvýšené nároky na HW na strane zákazníka, potrebné SW komponenty sú dodávané buď ako služba (po dobu vykonávania monitoringu) alebo do trvalého užívania formou nákupu SW licencií. Dodávaný systém nie je viazaný na jednu platformu výrobcu tlačiarní alebo kopíriek a je umožnený monitoring tlače v prostredí Linux i Microsoft Windows.

Rozúčtovanie nákladov na tlač
V prípade nasadenia potrebných komponentov pre monitoring tlačového prostredia je možné so získanými dátami ďalej pracovať a použiť ich pre rozúčtovanie nákladov. Systém totiž dôsledne u každej tlačovej úlohy zapisuje informácie o type úlohy (formát dokumentu, typ dokumentu, čb/farba apod.) a ID užívateľa, ktorý vytlačil konkrétny dokument. Z týchto dát je už možné vytvoriť konkrétne výstupy za požadované obdobie a tieto použiť pre rozúčtovanie nákladov na užívateľa, skupiny, nákladové strediská atď. Pri detailnej konfigurácii systému je možné zadať dokonca odlišné informácie o nákladoch na vytlačené stránky v súvislosti s typom úlohy (A3, A4), typom tlače (čb/farba) alebo podľa skutočného pokrytia stránky atramentom alebo tonerom. V prípade požiadavky na integráciu systému pre monitoring/accounting tlačových nákladov do stávajúcich systémov zákazníka je možné ju vykonať ako dodatočnú službu na základe analýzy požiadaviek.

Audit a analýza tlačového prostredia
Na základe funkčného monitoringu tlačového prostredia sa ponúka ako ďalší krok tvorba manažérskych výstupov/pohľadov, ktoré slúžia pre finálne rozhodnutia o tom či optimalizovať tlačové prostredia. Medzi štandardné výstupy patria informácie o počte vytlačených stránok, s rozdelením na užívateľa, oddelenie alebo zariadenie apod., s možnosťou definácie časového obdobia, typu dokumentu, formátu alebo typu tlače. Ďalej je možné vykonať detailný audit použitých zariadení, ich zhodnotenie z pohľadu životnosti a poskytovaných servisných služieb (záručný a pozáručný servis), zistiť a popísať konfiguráciu jednotlivých zariadení a konfiguráciu súvisiacich častí infraštruktúry. Súčasťou týchto činností môže byť zber požiadaviek zákazníka na zabezpečenie tlačových výstupov (neoprávnená tlač, "citlivé" dáta apod.) alebo i dokumentov v elektronickej podobe.

Návrhy zmien, konzultačná podpora
V prípade, že informácie, ktoré sú súčasťou analýzy preukazujú potrebu konsolidácie/optimalizácie tlačového prostredia ako celku, je možné využiť naväzujúce konzultačné služby. V tejto fáze sú so zákazníkom ďalej diskutované jednotlivé oblasti jeho tlačového prostredia a tieto vhodným spôsobom optimalizované. Medzi konzultované oblasti patria najmä:

Logistické procesy, nákupy zariadení a spotrebného materiálu
Záruky na zariadenia, dostupnosť a úroveň servisných služieb
Doporučené technické zmeny, relokácie zariadení, konsolidácie prostredí, upgrade zariadení
Rekonfigurácia stávajúcich zariadení, rekonfigurácia súvisiacej infraštruktúry
Výpočty TCO, celková optimalizácia prevádzkových nákladov
Bezpečnostné aspekty a doporučenia pre zabezpečenie tlačového prostredia

Realizácia zmien, poskytnutie súvissiacich služieb
Vzhľadom k širokému spektru poskytovaných služieb je AutoCont CZ a.s. pripravený i realizovať jednotlivé požiadavky na zmeny počínajúc dodávkou potrebného HW a SW a poskytnutím implementačných alebo konzultačných služieb končiac.

Popis systému SafeQ

Pre väčšinu vyššie uvedených činností súvisiacich s optimalizáciou tlačového prostredia je používané riešenie SafeQ. Jedná sa o pôvodné české riešenie, ktoré riadi a zabezpečuje tlač v sieťach, a to na platforme MS Windows i Linux. Každá tlačová úloha v sieti je najskôr odovzdaná serveru SafeQ, ktorý na základe niekoľkých faktorov rozhodne, kde a či bude dokument vytlačený. SafeQ server túto úlohu dokáže zaúčtovať, či už na vrub jednotlivca, skupiny alebo na konkrétny projekt. Ďalšími funkcionalitami riešenia sú kreditný systém a možnosť nadstavenia prístupových práv pre jednotlivých užívateľov/skupiny.

Naviac SafeQ server dokáže monitorovať všetku lokálnu i sieťovú tlač a výsledky následne publikovať v prehľadnej forme. Vzhľadom k tomu, že všetky dáta sú štruktúrovane uložené v databáze, je možné na základe požiadavky zákazníka vytvoriť takmer ľubovoľné reporty/pohľady a tie napr. vložiť na interný portál alebo využiť ako vstup do inej aplikácie (napr. priame napojenie do ERP systému). Sledovanie vyťaženosti jednotlivých zariadení možno potom vhodne využiť pri následnej optimalizácii tlačového prostredia. Kľúčovou výhodou tlačového riešenia SafeQ je zabezpečená tlač, ktorá najmä v prostredí väčších sietí nabýva na význame, pretože zaistí doložiteľnú a úplnu fyzickú kontrolu nad vytlačenými dokumentami.

Systém SafeQ vo väčšine prípadov nevyžaduje ďalšie rozširovanie infraštruktúry zákazníka a využíva už inštalované komponenty siete (typicky tlačové servery, file servery apod.).

Prípadové štúdie

Kontakty

Petr Pánek, petr.panek@autocont.cz
Martin Pilný, martin.pilny@autocont.cz

nahoru