Podpora tímovej spolupráce a zdieľanie informácií

Základné informácie

Počítačové systémy a užívateľské aplikácie sú dnes na veľmi vysokej úrovni a málokto si vie predstaviť vytváranie informácií inak než s ich pomocou. Problémom dnes nie je využitie výpočtovej techniky a jej vymožeností jednotlivými pracovníkmi spoločnosti, avšak v mnohých prípadoch je práca jednotlivých ľudí oddelená, vytvorené dokumenty sú použité raz a druhýkrát tú istú informáciu vytvára niekto iný, bez toho aby využil už raz investovaný čas.

Rozosielanie dôležitých informácií a komunikácie je už dnes neodmysliteľné bez elektronickej pošty, avšak aktuálnosť správ je obmedzená na veľmi krátku dobu, po ktorú si zapamätáme že nejaká dôležitá informácia bola kdesi v e-maili.

Jedným z moderných trendov informačných systémov je podpora tímovej spolupráce a zdieľanie informácií. Tieto systémy uľahčujú spoluprácu na vytváraní spoločných dokumentov, komunikáciu medzi členmi tímov nielen elektronickou poštou, ale v reálnom čase, a v neposlednom rade efektívne zdieľanie a vyhľadávanie informácií, ktoré už niekto raz vytvoril.

Využitie technológií pre tímovú spoluprácu Vám prinesie najmä:

Maximálne využitie znalostného potenciálu celej spoločnosti
Minimalizáciu nákladov na zbytočné vytváranie redundantných informácií, dokumentov, ponúk atď..
Zaistenie aktuálnosti dôležitých informácií po celú dobu ich platnosti
Možnosť komunikovať medzi členmi tímu v reálnom čase s minimálnymi nákladmi
Umožní jednoduchšie nájsť správnu informáciu a tým zásadne znížiť ich redundantné vytváranie, ponúknuť všetky dostupné informácie k oblasti, zákazníkovi, projektu, rozhodnutiu.
Zefektívnenie rutinných činností, podporuje sústrediť sa na činnosti, vedúce k naplneniu cieľov Vašej spoločnosti.

Detailný pohľad

Základné oblasti systémov pre tímovú spoluprácu

Informačný portál spoločnosti
Jednotiacim bodom pre všetky informácie v spoločnosti by mal byť centrálny intranetový portál. Na tomto mieste sú zaznamenávané a publikované dôležité novinky, sú tu základné informácie o firme a firemných procesoch, kompetencie jednotlivých oddelení - skrátka všetko, čo by sa mal každý dozvedieť. Ďalšou zásadnou funkciou portálu je naviesť rýchlo a správne užívateľa k informácii, ktorú pre svoju prácu potrebuje a ktorú už niekto vytvoril. K tomu slúži ako prehľadná navigácia portálu, tak i robustný vyhľadávací stroj, umožňujúci vyhľadanie informácií v dokumentových systémoch, príspevkoch na portále, v elektronickej komunikácii i v databázových serveroch. Všetko samozrejme s rešpektovaním prístupových práv a úlloh užívateľov.

Tímové a projektové portály
Tieto portály sú podriadené vyššie uvedenému centrálnemu portálu. Obsahujú už vlastné informácie jednotlivých divízií, oddelení alebo projektových tímov - aktuality, kontaktné informácie, tímové úlohy, diskusné fóra a zoznamy s potrebnými informáciami. Dôležitou oblasťou je podpora tímu pri vytváraní dokumentov. Dokumentové funkcie umožňujú dokumenty verziovať, vynímať pre editáciu konkrétnym užívateľom, popisovať vlastnosti dokumentu pre jednoduchšie vyhľadávanie a dokumenty schvaľovať a následne publikovať. V prípade potreby je možné nad týmito portálmi zaistiť podporu firemných schvaľovacích procesov - workflow.
Veľmi dôležitou a príjemnou vlastnosťou je priama podpora tímových portálov a ich dokumentových knižnícn priamo z aplikácií Microsoft Office.

Elektronická pošta
Elektronická pošta je základným prvkom komunikácie. V spojení s portálovými technológiami a tímovými webmi nie je už centrálnym a často neprehľadným úložiskom interných informácií, ale efektívnou cestou ako informovať o dôležitých veciach neodkladne a adresne. Pokiaľ má informácia zaslaná e-mailom dlhšiu platnosť, je veľmi efektívne informáciu umiestniť zároveň na správne miesto portálu. Systém elektronickej pošty tiež ponúka komfortné a efektívne nástroje pre skupinové plánovanie schôdzok s ohľadom na kalendáre účastníkov, uchovávanie kontaktných informácií a osobných úloh.

Systémy pre komunikáciu v reálnom čase
Najmladšia z uvedených oblastí a technológií umožňuje komunikovať s iným užívateľom alebo užívateľmi práve v ten okamžik, kedy to potrebujete. Komunikovať môžete textovou formou (Instant Messaging), môžete používať elektronickú tabuľu pre kreslenie, môžete zdieľať vybrané aplikácie pre ostatných alebo komunikovať hlasom a prenášaným obrazom. Technológiu pre reálnu komunikáciu oceníte najmä v prípade, že sú vaše pracovné tímy v rôznych lokalitách.

Kľúčové produkty

Riešenie pre podporu tímovej spolupráce sú postavené na integrácii technológií spoločnosti Microsoft:

Microsoft Office 2003
Microsoft InfoPath
Microsoft SharePoint Portal Server
Microsoft Windows Server 2003
Windows Sharepoint Services
Microsoft SQL Server 2000
Microsoft BizTalk Server 2004
Microsoft Exchange Server 2003
Microsoft Live Communication Server 2005

Riešenia ktoré rozvíjajú najmä dokumentové funkcie systému a dokumentovej workflow:

K2 .NET
Nintex SmartLibrary

Prípadové štúdie

Riešenia pre podporu tímovej spolupráce sme implementovali v spoločnostiach :

Jihomoravská energetika a.s., dnes E-ON Czech
Česká pošta, oblastný závod Severní morava
Interný portál spoločnosti AutoCont CZ

Kontakty

Vlastimil Tesař, vlastimil.tesar@autocont.cz

nahoru